TITULO DEL CARGO
OFICINISTA
CÓDIGO: 01022 NIVEL: 2
DESCRIPCIÓN GENÉRICA DE FUNCIONES

OBJETIVO GENERAL

Asistir en las actividades secretariales desarrolladas en la oficina, recibiendo, chequeando, clasificando, distribuyendo, archivando, registrando y transcribiendo documentos, a fin de apoyar las actividades técnicas y administrativas de la unidad.

FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS

Recibe, revisa, clasifica, archiva y despacha comunicaciones y demás documentos de oficina consignados por usuarios de la unidad.

Llena a mano formatos, libros de registros y control, fichas y otros documentos similares.

Efectúa y atiende llamadas telefónicas.

Atiende a profesores, estudiantes, empleados y público en general.

Suministra información a las personas que la requieran.

Opera una fotocopiadora.

Lleva el control de ingresos y egresos de material.

Recibe información para transcribirla.

Procesa en el computador información solicitada.

Transcribe correspondencia general, notas de exámenes, datos de inscripción y cualquier documento que se le asigne.

Llena formatos de cheques de acuerdo a los datos contenidos en los documentos soporte.

Transcribe información para mantener bases de datos.

Realiza respaldos a la información procesada en el computador.

Graba información para mantener bases de datos.

Elabora cuadros demostrativos, organigramas, formatos, flujogramas y otros documentos con la información procesada.

Imprime el trabajo realizado.

Desglosa, ordena, compagina y entrega los documentos con la información procesada.

Cumple con las normas y procedimientos en materia de Seguridad Integral, establecidos por la organización.

Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.

Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.

Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

1.- ÁMBITO DE LA ACTUACIÓN:
RESPONSABILIDAD:
MATERIALES:

Maneja constantemente equipos y materiales de fácil uso, siendo su responsabilidad directa y maneja periódicamente equipos y materiales medianamente complejos, siendo su responsabilidad indirecta.

DINERO:

Ninguna.

INFORMACIÓN CONFIDENCIAL:

Maneja en forma indirecta un grado de confidencialidad bajo.

TOMA DE DECISIONES:

Las decisiones que se toman se basan en procedimientos y experiencias anteriores para la ejecución normal del trabajo, a nivel operativo.

SUPERVISIÓN:

El cargo recibe supervisión específica de manera directa y constante y no ejerce supervisión.

RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS:
RELACIONES INTERNAS:

El cargo mantiene relaciones continuas con el personal de la oficina y/o frecuentes con integrantes de la comunidad universitaria usuarias del servicio, a fin de ejecutar lo relativo al área, exigiéndose para ello una normal habilidad para obtener cooperación.

RELACIONES EXTERNAS:

El cargo mantiene relaciones frecuentes con el público en general, a fin de ejecutar lo relativo al área, exigiéndose para ello una normal habilidad para obtener cooperación.

2.- CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO:
AMBIENTE DE TRABAJO:

El cargo se ubica en un sitio cerrado, generalmente agradable y no mantiene contacto con agentes contaminantes.

RIESGO:

El cargo está sometido a un riesgo irrelevante, con posibilidad de ocurrencia baja.

ESFUERZO:

El cargo exige un esfuerzo físico de estar sentado/parado constantemente y caminando periódicamente y requiere de un grado de precisión manual y visual bajo.

3.- PERFIL DEL CARGO:
EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA:

A) EDUCACIÓN:

Bachiller, más curso de oficina que incluya Operación de Microcomputador, de dos (2) años de duración.

EXPERIENCIA:

Dos (2) años de experiencia progresiva de carácter operativo en el área de oficina.

B) EDUCACIÓN:

Educación Básica, más curso de operador de microcomputador y curso de oficina, no menor de seis (6) meses de duración cada uno.

EXPERIENCIA:

Seis (6) años de experiencia progresiva de carácter operativo en el área de oficina.

CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS:
CONOCIMIENTOS EN:

Métodos y procedimientos de oficina.

Computación.

Técnicas de archivo.

HABILIDAD PARA:

Seguir instrucciones orales y escritas.

Tratar en forma cortés y efectiva con profesores, estudiantes y público en general.

DESTREZAS EN:

El manejo de equipos de oficina (fotocopiadora, fax).

El manejo de micro-computador.

ADIESTRAMIENTO REQUERIDO:

Técnicas de oficina.

Relaciones Humanas.

Computación básica.